PRIVACY DOSSIER STICHTING SÂNFURD
In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting Sânfurd omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe deze verklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.
De Stichting Sânfurd hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:
Spreadsheet donateursadministratie, persoonsgegevens
-Voorletters
-Voorvoegsel
-Naam
-Adres
-Postcode
-Woonplaats
-Toegezegd bedrag donateur per jaar
Spreadsheet donateursadministratie, locatie
De spreadsheet donateursadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij de penningmeester. De penningmeester maakt jaarlijks een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die hij bewaart in een afsluitbare lade.
Spreadsheet donateursadministratie, beheer
Nieuwe donateurs melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door de secretaris. De secretaris levert de nieuwe aanmeldingen jaarlijks aan bij de penningmeester, die de aanmelding in de spreadsheet verwerkt. Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat. De afmeldingen worden eveneens jaarlijks verwerkt door de penningmeester. Afmeldingen worden nog 1 jaar in het systeem bewaard. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.
Spreadsheet donateursadministratie, verwerkingen
Het afdrukken van acceptgiro’s (minder dan 1000 acceptgiro’s per keer) besteden wij uit aan Keetman Druk + Print te Sneek. Dit is een gerenommeerde dienstverlener waarvan wij aannemen dat deze zorgvuldig met onze bestanden omgaat en dat de bestanden uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor wij ze aanleveren. Geleverd worden de gegevens: voorletters, voorvoegsels, naam, adres, postcode, woonplaats, toegezegd bedrag per jaar.
Voor de zekerheid vermelden wij deze tekst bij het plaatsen van de order:
Hierbij ontvangt u ons bestand met donateurs voor het vervaardigen van acceptgiro’s. Ik zie de proefdruk graag tegemoet. Graag zou ik van u in het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) per mail bevestigd willen hebben dat: het door ons aangeleverd bestand uitsluitend gebruikt wordt voor het drukken van acceptgiro’s ; u ons bestand uiterlijk een week na levering van de acceptgiro’s aan onze stichting hebt verwijderd.
Privacyverklaring
Stichting Sânfurd legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het donateurschap. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan de drukker voor het afdrukken van acceptgiro’s, en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en door onze leveranciers vertrouwelijk behandeld.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als donateur. Stuur daarvoor een mail naar info@sanfurd.nl. Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat.
De Stichting Sânfurd zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.
Bestuursbesluiten rondom de AVG
Het bestuur heeft besloten dat het aangaan van een verwerkersovereenkomst bij de aantallen die wij laten drukken een te zwaar middel is. Het ligt in de lijn der verwachting dat verwerkers niet zitten te wachten op kleine klanten zoals wij als ze ook nog de uitgebreide administratieve last hebben van het aangaan van een formele overeenkomst. Het bestuur is ervan overtuigd dat Keetman Druk + Print een gerenommeerde partij is die zorgvuldig omgaat met de aan hen geleverde bestanden.
Beleid rondom continuïteit Back-ups
De spreadsheet donateursadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij de penningmeester. De penningmeester maakt jaarlijks een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die hij bewaart in een afsluitbare lade.
De privacytaak wordt belegd bij de penningmeester.
Bewustwording en aanpassingen website
Alle bestuursleden worden jaarlijks op de eerste bestuursvergadering op de hoogte gesteld van alle aspecten over privacy.
De Privacy Verklaring wordt op een goed zichtbare plek op onze website gepubliceerd.
Bovendien is onze website voorzien van een SSL-certificaat, zodat gegevens versleuteld worden verzonden.
Aanmeldprocedure
Nieuwe donateurs melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door de secretaris. Ook de antwoordformulieren die worden ingevuld op de website, komen binnen bij het secretariaat. De aanmeldformulieren worden versleuteld verstuurd.